Q1. 오늘의 주제는 업무 능력 향상입니다. 상당히 일반적인 주제인데요,
오늘 이 주제를 잡은 특별한 이유가 있나요?

‘기본으로 돌아가자’라는 의미에서 잡았습니다. 직장인이 경력개발, 직장생활을 잘하는 여러 가지 방법을 얘기합니다만, 무엇보다 가장 중요한 것은 업무를 잘 하는 것이 아닐까.. 라는 생각입니다.

Q2. 동의합니다. 직장 생활을 하면서 속상할 때가 많습니다만, 제일 속상할 때 중의 하나가 내가 업무를 잘 처리 하지 못한다는 느낌을 받을 때입니다.

네, 그리고 업무를 잘 못하면 나만 속상한 것이 아니라, 남에게도 손해를 입히죠. 직장 업무의 대부분이 다른 사람들과의 업무와 연결이 되어 있기 때문에 내가 업무를 잘 못하면 남들에게 많은 부담을 주게 되죠. 도미노 효과처럼 내가 잘 처리하지 못한 업무는 생각보다 큰 여파가 있을 수 있습니다.

Q3. 인간관계, 자기 계발, 중요한 게 많겠지만, 오늘 ‘업무 능력 향상’이라는 주제하에 직장인의 핵심인 업무를 잘 하는 방법 한 번 살펴보도록 하겠습니다.

전문적인 영역에 따라 방법은 다르겠지만, 오늘은 일반적으로 어느 직종, 업종에 적용될 수 있는 스킬 위주로 말씀 드리겠습니다. 첫 번째 항목은, 아마 예상 하실 수 있는 것처럼, 커뮤니케이션 잘하기 입니다.

Q4. 중요한 주제에서 항상 나오는 항목 중의 하나인데요, 특히 커뮤니케이션 능력 중의 특히 어떤 부분을 강조하고 싶으신가요?

능동적인 커뮤니케이션을 강조하고 싶습니다. 이런 경험 있으신가요? 회의를 하고 나왔는데, 모두들 자리에 앉자 마자, ‘대체 오늘 회의 결론이 뭐지?’ 또는 ‘오늘 A부장이 중요한 말을 한 것 같은데, 나는 무슨 말인지 이해를 못하겠네.’ 이해 못한 것을 그 자리에서 확인하지 않는 소극적인 커뮤니케이션입니다.

Q5. 재미있는 것은, 내가 이해 못한 것은, 다른 사람도 이해 못한 경우가 많은 것 같습니다.

네, 회의시간에 누군가 용기 있게 손을 들고 이해를 못하겠으니 다시 얘기해 달라고 요청하면 그 사람은 무식한 사람이 아니라, 대부분의 경우 많은 사람을 대변하기도 합니다. 물론 나만 이해 못하였다고 하여도 창피한 것이 아니죠. 이해 못함으로 해서 업무에 끼칠 나쁜 영향력을 생각한다면 확인하는 것이 훨씬 현명합니다.

Q6. 정리하자면, 능동적인 커뮤니케이션이란 내가 명확히 커뮤니케이션 하는 것도 중요하지만, 상대방이 커뮤니케이션 한 부분을 이해 못했을 때 확인하는 태도를 가지자는 것으로 이해하면 되겠지요.

네. 이러한 능동적인 커뮤니케이션을 통해 얻게 되는 업무의 효율성은 생각보다 크다는 걸 느끼실 겁니다. 다음은 후속 업무 추진 능력입니다. 일하면서 흔히들 영어로 f/up한다고 하는데요, 업무를 f/up하는 능력이지요.

Q7. 일 잘한다고 하는 사람들 보면, 확실히 업무 f/up이 정확하고 빠른 것 같습니다.

업무를 앞으로 나아가게 하는 핵심 능력중의 하나라고 생각합니다. 보통 회의를 하면 앞으로 f/up할 사항들에 대해서 주욱 정리를 하는 경우가 많은데, 이것만 제대로 지켜도 업무 성과가 크게 올라갈 거라고 생각될 정도입니다.

Q8. 업무 f/up을 잘 하는 비결은 무엇일까요?

타임라인을 정하는 것이 매우 중요합니다. 업무 f/up은 본인이 정한, 또는 다른 업무에 관련된 사람들과 마치기로 정한 시일 내에 처리되어야 의미가 있지요. 특히 요즘처럼 모든 것이 빠르게 돌아가는 시대에는 f/up속도가 매우 중요합니다. 후속 처리가 조금 조금씩 밀린다고 했을 때, 결과적으로 가져오는 영향력은 생각보다 클 겁니다.

Q9. 그런데 내가 언제까지 후속 업무를 추진해야 되겠다.. 하지만 스스로 정한 날짜를 잘 안 지키게 되는 것 같아요.

네, 그래서 방법이 정한 날짜를 혼자만 알고 있는 것이 아니라, 함께 업무를 하는 사람들과 공유함으로써 스스로에게 어느 정도 부담감을 주는 것입니다. 그리고, 처음에도 얘기했습니다만, 내 업무는 다른 사람들의 업무와 밀접한 관련을 맺고 있으므로, 다른 사람들도 나의 업무 f/up 스케줄을 아는 것이 중요하지요. 내가 어떤 일을 언제까지 끝내겠다는 것을 알아야, 다른 사람도 이에 다라 스케줄을 맞출 수 있는 경우가 많습니다.

Q10. 다음 항목은 무엇인가요?

내가 과연 잘하고 있는 건가.. 궁금할 때 많지요. 연말에 평가를 받는다고는 하나, 결과적으로 고과 점수만을 아는 경우가 대부분이지, 대체 어떤 부분에서 잘 하고 있지, 어떤 부분에서 부족한 지 궁금합니다. 바로 위의 상사를 적극 이용하라고 말하고 싶습니다.

Q11. 어떻게 이용할 수 있나요?

지난 시간에도 잠깐 얘기한 기억이 나는데, 자단 자노브가 쓴 ‘스타프로파일’을 보면, 상사는 아래 사람에게서 기대하는 업무를 명확히 규정하고 알려줘야 한다고 합니다. Hard skill뿐 만이 아니라 soft skill까지, 구체적인 목표를 제시하고, 목표를 위해 해야 할 업무의 종류, 요구되는 리더십 등 상사는 스타프로파일, 즉 인재프로파일이란 서면 양식을 활용하여 내용을 정리하여 아랫사람에게 제시해야 한다는 것입니다.

Q12. 회사에서 나에게 요구하는 업무와 기대치를 안다면 그것을 달성하기 위하여 더 열심히 일하게 될 것 같습니다.

네, 스스로 목표를 설정하는 것도 방법이겠지만, 나의 상사가 방향성과 내용을 정리해 준다면 바람직하다고 생각됩니다. 그리고, 나중에 평가를 함에 있어서도 제시된 기준이 있기 때문에 부당한 평가를 받았다는 느낌도 최소화되리라고 생각합니다.

Q13. 다음 항목은 ‘주변 사람 벤치마킹’하기네요.

주변에 상사, 동료, 또는 후배가 전화 통화 시 커뮤니케이션 하는 방법, 사람들과 관계 맺는 방법, 상사에게 보고하는 방법 등 주변을 잘 관찰해보십시오. 다른 사람의 좋은 기술을 내 기술로 만드는 것도 업무 능력을 향상시킬 수 있는 좋은 방법 중의 하나입니다.

Q14. 주변을 보면 다 각자만의 고유한 업무 스타일이 있는 것 같습니다.

맞습니다. 그런데 각자가 가지게 되는 이런 업무 스타일이 처음부터 생겼다기 보다는 여러 사람을 벤치마킹하며 좋은 점을 자기 것으로 잘 소화함으로써 생겨난 결과물이라고 생각됩니다. 여러 가지 업무스타일을 보면 바람직한 것도 있지만, 사실 반대로 생각하는 경우도 있지 않습니까? 주변을 관찰하며 나에게 도움이 될 만한 업무상 노하우를 쌓는 자세를 가지기 바랍니다.

Q15. 오늘 업무능력을 향상하는 방법에 대해서 알아보았습니다. 감사합니다.

* 위 글은 MBN 라디오 브라보마이라이프 - 직장생활백서(2011년 06월 14일)에 기고한 전문입니다.