시간이 지날수록 경쟁이 치열해지는 현대사회에서는 자기관리&자기개발 서적이 무척 많이 팔리고 있습니다. 시간도, 국경도, 인종도 없는 무한경쟁 시대에서 살아남기 위해 "세렝게티 초원의 약육강식(弱肉强食)"과 "총성 없는 전쟁"을 매일 경험하고 있는 직장인들의 현실을 감안하면 당연한 일일지도 모르겠습니다. 자기관리&자기개발 서적에서는 무수하게 좋은 이야기를 하고 있으며 실제로도 도움이 되는 이야기들이 많이 있습니다. 그러나 "아무리 좋은 약도 쓰지 않으면 병이 낫지 않는 것"과 같이 알고 있는 것과 실천하는 것에는 "하늘과 땅" 차이만큼의 커다란 간극(間隙)이 있습니다.



매년 새로운 시즌이 시작되면 거창한 계획을 세우고 "작심삼일(作心三日)"의 노예가 되어 버리는 수많은 직장인들에게는 어떤 원대한 목표와 계획보다는 작더라도 발상의 전환을 통해 실현 가능한 계획을 세우고 그것을 지키는 것이 더욱 중요하며 그것이 바로 Self-management의 첫걸음입니다.



Self-management란?

Self-management란 영문해석 그대로 "스스로를 관리하는 것. 즉, 자기관리"를 말합니다. Self management를 잘하는 사람들은 어떤 상황이 주워져도 흔들리지 않고 자신이 원하는 삶의 방향을 찾고 이를 주도하며 살아갈 수 있습니다. 이런 사람이야 말로 모두가 원하는 성공에 가장 가깝게 있는 사람이 아닐까 합니다. Self management에는 여러 가지를 생각해 볼 수 있겠지만 여기에서는 2P Management, 즉 업무관리(Priority), 시간관리(Parallelization)라는 주제로 이야기해 보도록 하겠습니다.



◈ 업무관리의 마법사 "Priority"

"Priority"의 사전적 의미는 "어떤 일의 우선순위, 우선권, 상위단계"를 말합니다. 어떤 일이든 지 일의 전후가 있고 그에 맞는 순서로 진행이 되었을 때 가장 효과적이고 만족할 만한 결과를 도출할 수 있습니다. 급하다고 해서 바지 위에 속옷을 입는다면 어떤 일이 벌어질까요? 영화에서는 슈퍼맨이 바지 위에 속옷을 입고 악당을 물리치고 무슨 일이든 해결을 하지만 현실세계에서는 우스꽝스러운 모습일 뿐입니다.

누구나 어떤 일을 처리할 때 "Priority"를 생각하곤 하지만 실제로 그것을 어떤 순위로 두어야 하는지 난감해 하는 것을 많이 보았습니다. 대부분의 직장인들은 나름대로의 우선순위를 두고 업무처리를 하고 있는데 중간에 더욱 시급을 요하는 일이 생기거나 상사로부터 강요 받아 "Priority"를 바꿔야 하는 경우가 비일비재(非一非再)합니다. 단순히 어쩔 수 없는 일로 치부할 수도 있지만 그렇게 끌려 다니기만 한다면 본인의 업무는 "평생 언덕에 돌을 굴려 올려야 하는 숙명을 지닌 시지프스 왕의 신화"와 같이 영원히 끝나지 않는 굴레에 쌓이고 말 것입니다.

물론 정말로 시급하고 중요한 문제를 먼저 처리하는 것은 당연한 일이지만 본인의 효과적인 업무관리를 위해서는 아래와 같은 상황들을 먼저 체크해 보는 것은 매우 중요합니다.



Q. 시급을 요하는 일 혹은 상사에게 강요 받은 일이 현실적으로 처리 가능한 것인지 혹은 정해진 시간 내에 처리할 수 있는 일인가?

☞ 애초부터 처리 불가능한 일을 부득이 떠 안아 모든 책임을 질 필요는 없습니다. 차라리 약간의 비난과 불평을 감수하더라도 거절하고 본연의 업무를 하는 것이 좋습니다.

Q. 시급한 일이 정말 시급한 일인가?

☞ 때로는 그 시급한 일이라는 것이 정말로 시급한 일이 아닐 수도 있으며 단순히 입장의 차이에서 발생하는 시급한 일일 수도 있습니다.

Q. 기업과 고객에게 정말 필요한 일인가? (단순히 상사 개인업무를 떠안은 것은 아닌가?)

☞ 기업과 고객에게 정말로 필요한 일이라면 본연의 일을 미루고 밤을 새우며 주말을 반납해서라도 처리해야 하는 것이 직장인의 숙명입니다. 그런데 단순히 업무관계자 개인의 필요에 의한 것이라면 본인의 상황을 정확히 설명하며 양해를 구하는 것이 좋습니다.

Q. 하지 않아도 되는 일을 거절하지 못해서 떠 않은 일인가?

☞ 본인이 업무 파악을 하지 못해서 벌어지는 경우야 어쩔 수 없겠지만 명확하게 알고 있다면 분명한 사유를 이야기하고 하지 않는 것이 장기적인 서로의 업무관계를 위해서도 좋습니다. 왜냐하면 하지 않아도 될 일을 함으로써 생기는 일의 부담은 기필코 일을 건넨 상대에 대한 불평으로 나타날 수 밖에 없기 때문입니다.



◈ 시간관리의 마법사 "Parallelization"

모든 사람들에게는 1일 24시간, 1달 30일, 1년 365일 이라는 공평한 시간이 주어져 있습니다. 이것은 자연의 섭리로써 그 어떤 대단한 사람도 바꿀 수 없는 것입니다. 그런데 이렇게 공평하게 주어진 시간을 어떻게 활용하느냐에 따라 사람의 인생은 판이하게 달라지기도 합니다.

"Parallelization"는 "병렬화, 평행화"이라는 뜻입니다. "어떤 일들을 순서대로 하기보다는 동시에 진행을 하거나 이웃되게 나란히 하다"라는 뜻으로 여기에서는 본인의 상황, 시간, 조건 등을 조절하여 본인이 다른 일을 하는 동일한 시간에 주변의 동료, 업무관계자 등이 관련한 일을 하게 하는 개념입니다. 이런 "병렬화"라는 것을 발상의 전환을 통해 조금만 응용한다면 항상 시간에 쫓겨 사는 직장인들에게는 큰 무기가 될 수도 있습니다.

물리적으로는 누구도 예외 없이 직렬(Series)로 달려갈 수 밖에 시간의 개념을 추상화시켜 병렬(Parallel)로 활용하는 것이 여기에서 필자가 말하려는 생각입니다.



헤드헌팅을 업으로 하는 필자의 예를 들어 설명을 해 보겠습니다.



필자가 시간관리를 위해 어떤 상황에서도 가장 중시하는 것이 요청사항에 대한 빠른 피드백입니다. 통상 확인을 하는 즉시 회신을 합니다. 왜냐하면, 그 요청사항들은 대부분 업무의 진행과 관련된 내용이며 필자가 그 요청사항에 대한 피드백을 한 동시간부터 회신을 요청했던 업무관계자가 관련한 업무를 진행하고 필자가 다른 일을 하고 있는 시간에도 그 업무는 진행이 되고 있습니다.

필자는 의뢰기업의 채용요청을 접수하면 가장 먼저 채용공고를 올립니다. 이에 관심을 가지고 있는 후보자들이 그 들의 시간을 소비하며 공고를 탐독하고 본인에게 잘 어울리는 포지션인지 판단 한 후에 이력서를 보내옵니다. 물론 필자는 다른 효과적인 방식을 통해 후보자를 찾고 시간투자를 하지만 최소한 공고를 보고 찾아오는 후보자들에게 들여야 하는 시간을 절약할 수 있으며 후보자가 공고를 탐독하고 이력서를 보내오기 위해 들이는 동시간에 다른 업무에 몰두 할 수 있습니다.

이력서를 검토하고 어느 정도 지원이 가능한 후보자들에게 기업 및 포지션에 대한 정보, 요청사항 등에 대해 최대한 빠른 피드백을 주고 나서 가능한 의뢰기업에게 제공해야 하는 프로파일 형식에 맞춰 직접 작성하게 합니다. 필자가 직접 할 수도 있지만 본인의 업무와 프로파일은 후보자 자신이 가장 정확하게 알고 있고 중구난방으로 써 있는 프로파일을 당사자가 아닌 사람이 다시 작성하는 것은 생각보다 오랜 시간이 소요됩니다. 후보자가 프로파일을 원하는 형식에 최대한 가깝게 제공하게 되면 상당 부분의 시간 절약할 수 있으며 역시 그 동시간에 필자는 다른 일을 할 수 있습니다.

상기의 방법을 통해 접촉한 후보자의 프로파일을 받았다면 최대한 빨리 후보자가 의뢰기업이 찾고 있는 포지션과 정확히 부합하는지 혹은 빠트리거나 부족한 부분이 있는지를 다시 한 번 확인하고 최종적으로 추천 여부를 결정한 후에 의뢰기업에 제공하는 방식으로 프로파일에 맞게 정돈을 한 후에 역시 최대한 빨리 보냅니다. 그 때부터는 해당기업의 인사담당자 및 현업담당자가 그들의 시간을 소비하며 프로파일에 대한 검토 및 판단을 하는 동시간에는 역시 필자는 다른 일을 할 수 있습니다.



2P, 즉 "Priority"와 "Parallelization"는 수레의 두 바퀴와 같습니다. 바퀴가 없거나 하나뿐인 수레는 끌기도 어렵고 잘 넘어지기도 합니다. 모든 직장인들이 상기한 2PM(2P Management)에 대해 잘 이해하고 적절하게 활용한다면 이전보다 훨씬 효과적인 업무처리와 원활한 업무관계가 형성될 것입니다. 이것은, 개인에게는 업무효율화가 이루어지어 야근이 줄어드는 쾌적한 삶을 보장하고 기업에게는 업무효율화를 통해 생산성이 극대화된 직원들의 적극적인 참여로 더욱 높은 가치창출을 할 수 있는 기업으로 거듭날 수 있게 도와주어 개인과 기업 모두에게 "선순환의 고리로 이루어진 새로운 세상"을 만날 수 있게 할 수 있다고 믿습니다.








김기경 컨설턴트 / kay@nterway.com